Protocollo, archiviazione e conservazione: tre cose diverse che i quiz trattano come una

C'è una confusione che attraversa quasi tutte le dispense: protocollare, archiviare e conservare vengono trattati come sinonimi di "mettere via un documento". Sono tre attività con fonti diverse, tempi diversi e responsabili diversi. Chi tiene ferma la distinzione risponde correttamente anche ai quesiti costruiti apposta per confonderla.

Due fonti sovrapposte, e va saputo

Il protocollo informatico è disciplinato da due fonti che convivono:

Fonte	Che cosa detta
D.P.R. 445/2000, Capo IV (artt. 50-70) — il Testo unico sulla documentazione amministrativa	L'impianto sostanziale e organizzativo: cosa si registra, cos'è la segnatura, chi è responsabile, cosa si fa in emergenza
Linee guida AgID sul documento informatico, cap. 3 (adottate ex art. 71 CAD)	Le regole tecniche, che hanno abrogato quasi per intero il D.P.C.M. 3 dicembre 2013

Il CAD fa da cerniera: è l'art. 40-bis la disposizione da cui le Linee guida traggono la competenza sul protocollo.

L'AOO: l'unità di misura di tutto il sistema

L'area organizzativa omogenea è il perno organizzativo. L'art. 50 c. 4 del TUDA impone a ciascuna amministrazione di individuare gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per «grandi aree organizzative omogenee».

        Le tre conseguenze dell'AOO. Un registro di protocollo per AOO, un servizio per AOO, un manuale di gestione per AOO. Non un registro per ente, e non uno per ufficio. È l'errore che i distrattori propongono più spesso.
      

Le tre operazioni: sono tre, non due

L'art. 56 del TUDA le qualifica come «operazioni necessarie e sufficienti» per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti.

1. Registrazione (art. 53)

Sei informazioni, quattro delle quali non modificabili, più l'impronta:

numero di protocollo, generato automaticamente — non modificabile;
data di registrazione, assegnata automaticamente — non modificabile;
mittente (documenti ricevuti) o destinatario (documenti spediti) — non modificabile;
oggetto — non modificabile;
data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica — non modificabile.

L'operazione avviene in un'unica soluzione, senza interventi intermedi dell'operatore. Il sistema produce il registro giornaliero di protocollo.

Il numero è progressivo, di almeno sette cifre numeriche, con numerazione rinnovata ogni anno solare (art. 57). Tre dati secchi, spesso chiesti insieme.

Cosa non si protocolla (art. 53 c. 5): gazzette e bollettini ufficiali, notiziari della PA, note di ricezione di circolari, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali pubblicitari, inviti a manifestazioni, e i documenti già soggetti a registrazione particolare. Gli "atti preparatori interni" sono la voce che sfugge più spesso.

2. Segnatura (art. 55)

È l'apposizione o associazione all'originale, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che identificano il documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime sono tre: progressivo di protocollo, data, identificazione sintetica dell'amministrazione o dell'AOO.

Registrazione e segnatura sono contestuali: il comma 2 stabilisce che la segnatura va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione. Due operazioni distinte ma simultanee — non due fasi in sequenza. È una precisazione che nei quesiti fa la differenza.

3. Classificazione

È l'operazione che viene dimenticata più spesso, ed è obbligatoria per tutti i documenti dell'AOO, protocollati o no. Si avvale del piano di classificazione, che mappa su più livelli gerarchici le funzioni dell'ente — non l'organigramma, che cambia troppo spesso per reggere un archivio nel tempo.

L'annullamento non cancella

Le informazioni non modificabili non si cancellano: si annullano e restano memorizzate. La procedura appone una dicitura o un segno in posizione sempre visibile, che consente comunque di leggere tutte le informazioni originarie, insieme a data, identificativo dell'operatore ed estremi del provvedimento di autorizzazione. Ad autorizzare è il servizio dell'art. 61. Le Linee guida aggiungono l'obbligo di storicizzazione: dato annullato e dato nuovo restano entrambi visibili e comparabili.

Il registro di emergenza e le sue due soglie

Quando per cause tecniche il sistema non è utilizzabile, il responsabile autorizza la registrazione anche manuale su uno o più registri di emergenza, annotando causa, data e ora di inizio dell'interruzione e del ripristino (art. 63).

se l'impossibilità si prolunga oltre 24 ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile può autorizzare l'uso del registro per periodi successivi di non più di una settimana ciascuno;
per ogni giornata va riportato il numero totale di operazioni registrate manualmente.

Al ripristino le informazioni sono inserite senza ritardo nel sistema, e a ciascun documento è attribuito un numero di protocollo ordinario che mantiene stabilmente la correlazione con quello di emergenza.

La conservazione è un'altra cosa

Qui si cambia capitolo. La conservazione tiene in vita il valore giuridico del documento informatico oltre la sua vita amministrativa corrente. Non è un backup: il backup protegge dal guasto, la conservazione protegge da obsolescenza, contestazione e perdita di autenticità.

Le fonti sono gli artt. 43-44 del CAD (con l'art. 34 c. 1-bis per i modelli organizzativi) e il cap. 4 delle Linee guida AgID, che ha abrogato il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 sul sistema di conservazione.

        Le cinque qualità, da sapere in blocco. Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all'eventuale scarto, che gli oggetti conservati mantengano autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. Ricorrono identiche nel CAD, nelle Linee guida e nei quesiti.
      

I tre pacchetti informativi

Pacchetto	Sigla	Funzione
Pacchetto di versamento	PdV	Ciò che il produttore invia al sistema di conservazione
Pacchetto di archiviazione	PdA	Ciò che il sistema conserva
Pacchetto di distribuzione	PdD	Ciò che il sistema restituisce all'utente abilitato in esibizione o esportazione

Al versamento il sistema produce il rapporto di versamento, che il produttore deve visionare per verificare il buon esito del trasferimento. L'interoperabilità tra sistemi di conservazione è garantita dalle specifiche del PdA definite dalla norma UNI 11386, standard SInCRO.

La separazione richiesta è logica, non fisica. Il sistema di conservazione è almeno logicamente distinto dal sistema di gestione informatica dei documenti. «Almeno logicamente»: la separazione fisica non è imposta, quella logica sì. I quesiti propongono spesso la versione forte ("deve essere fisicamente separato"), che è falsa.

I due responsabili da non scambiare

	Responsabile della gestione documentale	Responsabile della conservazione
Dove sta	Nel servizio dell'art. 61 TUDA, uno per AOO, alle dirette dipendenze dell'area	Nell'organigramma del titolare, dirigente o funzionario interno formalmente designato
Cosa fa	Protocollo, flussi documentali, archivi; predispone il manuale di gestione; è il produttore dei PdV	Definisce le politiche del sistema di conservazione; predispone il manuale di conservazione
Requisiti	Idonei requisiti professionali o professionalità tecnico-archivistica	Competenze giuridiche, informatiche e archivistiche

I due ruoli possono coincidere nella stessa persona. E i due manuali sono documenti distinti che devono essere coerenti tra loro: quello di gestione sta a monte e riguarda formazione, gestione, trasmissione e accesso; quello di conservazione riguarda il sistema che tiene in vita i documenti nel tempo.

Le tre soglie temporali della conservazione

Giornata lavorativa successiva: il registro giornaliero di protocollo è trasmesso al sistema di conservazione entro il giorno lavorativo seguente;
24 ore: è il termine entro cui il servizio del protocollo deve garantire il ripristino delle funzionalità in caso di guasto;
5 anni: cadenza massima della verifica periodica di integrità e leggibilità dei documenti conservati, a carico del responsabile della conservazione.

La responsabilità che non si delega. Il responsabile della conservazione può delegare le attività, e se il servizio è affidato a un conservatore esterno molte funzioni passano al responsabile del servizio di conservazione — con l'esclusione della predisposizione del manuale. Ma la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione non è delegabile e resta in capo al responsabile della conservazione, che deve verificare i servizi affidati in outsourcing.

Dove finiscono i documenti

La conservazione digitale non sostituisce l'archivistica: la esegue con altri mezzi. Restano i tre stadi del TUDA — archivio corrente, di deposito (trasferimento almeno annuale dei procedimenti conclusi, rispettando l'organizzazione originaria) e storico (Archivi di Stato o separata sezione) — governati dal piano di conservazione, integrato con quello di classificazione, che definisce selezione periodica e scarto.

Per le amministrazioni statali il responsabile della conservazione versa documenti, aggregazioni e archivi all'Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato territorialmente competenti, secondo i termini del Codice dei beni culturali.

Il valore che la conservazione protegge nel tempo è quello che le firme elettroniche hanno attribuito al documento nel momento in cui è nato. È il motivo per cui i due capitoli si tengono.

Esercitati sui quesiti del CAD o riprendi il quadro dal decalogo della materia.

Fonti. D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 (Testo unico documentazione amministrativa), Capo IV: artt. 50, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 61, 63, 64, 65, 67, 68, 69. D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (CAD): art. 17 (responsabile per la transizione al digitale), art. 34 c. 1-bis (modelli organizzativi), art. 40-bis, artt. 43-44 (conservazione ed esibizione), art. 71 (Linee guida). Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, capp. 3 e 4 e allegato 6. Norma UNI 11386 (standard SInCRO); ISO/IEC 27001; ISO 14721 (OAIS); ETSI TS 101 533-1.