Documentazione Amministrativa
Sintesi Operativa
Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa — TUDA) disciplina la produzione, il rilascio e la gestione dei documenti nei rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione. Rappresenta il pilastro della semplificazione amministrativa in materia documentale.
- Autocertificazione (art. 46): Dichiarazione sostitutiva di certificazione per stati, qualita personali e fatti
- Atto di notorieta (art. 47): Dichiarazione sostitutiva per fatti a diretta conoscenza dell'interessato
- Decertificazione (art. 40): Divieto per le PA di richiedere certificati ad altre PA (dal 2012)
- Controlli (art. 71): Obbligo di verifiche, anche a campione, sulla veridicita delle dichiarazioni
- Sanzioni (art. 75-76): Decadenza dai benefici e responsabilita penale per dichiarazioni mendaci
- Documento informatico: Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
1. Definizioni Fondamentali (Artt. 1-2)
Il DPR 445/2000 fornisce le definizioni chiave che regolano l'intera materia della documentazione amministrativa:
| Termine | Definizione (art. 1) |
|---|---|
| Documento amministrativo | Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle PA o comunque utilizzati ai fini dell'attivita amministrativa |
| Documento informatico | La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti |
| Documento di identita | Carta di identita e ogni altro documento munito di fotografia del titolare, rilasciato da PA, che consente l'identificazione personale |
| Documento di riconoscimento | Ogni documento munito di fotografia del titolare rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una PA italiana o di altri Stati |
| Certificato | Documento rilasciato da una PA avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualita personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici |
| Dichiarazione sostitutiva di certificazione | Documento sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione dei certificati (art. 46) |
| Dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta | Documento sottoscritto dall'interessato concernente stati, qualita personali e fatti a diretta conoscenza di questi (art. 47) |
| Autenticazione di sottoscrizione | Attestazione da parte di un pubblico ufficiale che la sottoscrizione e stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identita del sottoscrittore |
| Legalizzazione di firma | Attestazione ufficiale della legale qualita di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonche dell'autenticita della firma stessa |
| Firma digitale | Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia (pubblica e privata) |
Documenti equipollenti alla carta d'identita
Le tessere di riconoscimento rilasciate da un'amministrazione dello Stato sono equipollenti alla carta d'identita, purche munite di fotografia e di timbro o altra segnatura equivalente (art. 35).
2. Documenti di Identita e Certificati (Artt. 35-42)
Carta d'identita (art. 36)
- Puo essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno precedente la scadenza
- Nei documenti d'identita non e necessaria l'indicazione dello stato civile, salvo specifica istanza del richiedente
Documenti scaduti e documentazione mediante esibizione (art. 45)
Documento scaduto utilizzabile
I dati relativi a cognome, nome, data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza possono essere comprovati mediante esibizione di un documento di identita o riconoscimento anche non in corso di validita, a condizione che l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia, che i dati contenuti non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
Certificati delle PA (artt. 40-43)
| Regola | Contenuto |
|---|---|
| Validita illimitata | I certificati attestanti stati, qualita personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validita illimitata |
| Certificato unico | Le certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio, relative alla stessa persona e nello stesso procedimento, sono contenute in un unico documento (art. 40) |
| Decertificazione | I certificati sono validi e utilizzabili solo nei rapporti tra privati. Nei rapporti con la PA e i gestori di pubblici servizi sono sempre sostituiti da dichiarazioni sostitutive (art. 40, c. 01-02, introdotto dalla L. 183/2011) |
| Riservatezza | I documenti trasmessi tra PA possono contenere solo le informazioni previste dalla legge e strettamente necessarie per le finalita del procedimento |
3. Dichiarazioni Sostitutive di Certificazione — Art. 46
La dichiarazione sostitutiva di certificazione (comunemente detta autocertificazione) consente al cittadino di comprovare, nei rapporti con la PA, una serie tassativa di stati, qualita personali e fatti, in sostituzione dei relativi certificati.
Elenco dei fatti autocertificabili (art. 46)
L'art. 46 elenca i fatti che possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva di certificazione:
| Lettera | Fatto autocertificabile |
|---|---|
| a) | Data e luogo di nascita |
| b) | Residenza |
| c) | Cittadinanza |
| d) | Godimento dei diritti civili e politici |
| e) | Stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero |
| f) | Stato di famiglia |
| g) | Esistenza in vita |
| h) | Nascita del figlio, decesso del coniuge/genitore ecc. |
| i) | Iscrizione in albi o elenchi tenuti da PA |
| l) | Appartenenza a ordini professionali |
| m) | Titolo di studio, esami sostenuti |
| n) | Qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento, qualificazione tecnica |
| o) | Situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto |
| p) | Possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'anagrafe tributaria |
| q) | Stato di disoccupazione |
| r) | Qualita di pensionato e categoria di pensione |
| s) | Qualita di studente |
| t) | Qualita di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili |
| u) | Iscrizione presso associazioni o formazioni sociali |
| v) | Tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari |
| z) | Di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti (casellario giudiziale) |
| aa) | Qualita di vivenza a carico |
| bb) | Tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile |
| cc) | Di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento |
Attenzione: fatti NON autocertificabili
Non possono essere comprovati con dichiarazione sostitutiva di certificazione, tra gli altri: i certificati medici, sanitari, veterinari, i certificati di origine e conformita CE, i brevetti. In particolare, l'idoneita fisica all'impiego per l'assunzione in una PA non e autocertificabile.
4. Dichiarazione Sostitutiva di Atto di Notorieta — Art. 47
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta (art. 47) ha un ambito piu ampio rispetto all'art. 46: con essa l'interessato puo comprovare tutti gli stati, qualita personali e fatti che siano a sua diretta conoscenza, purche non rientranti tra i casi esclusi dalla legge.
Differenze tra art. 46 e art. 47
| Caratteristica | Art. 46 — Dich. sost. di certificazione | Art. 47 — Dich. sost. atto notorieta |
|---|---|---|
| Oggetto | Elenco tassativo di stati, qualita e fatti | Qualsiasi stato, qualita o fatto a diretta conoscenza |
| Sottoscrizione | Firma dell'interessato (senza autenticazione) | Firma con copia documento identita oppure davanti al funzionario |
| Uso tipico | Sostituisce certificati della PA | Sostituisce atti notori, conformita copie, fatti non certificabili |
Conformita di copie
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta puo essere utilizzata anche per dichiarare la conformita all'originale di copie di atti o documenti conservati o rilasciati da una PA, di titoli di studio, di pubblicazioni, ecc. (art. 19).
Validita temporale (art. 48)
Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validita temporale degli atti che sostituiscono.
5. Autenticazione, Legalizzazione e Copie (Artt. 18-21, 30-34)
Autenticazione delle copie (art. 18)
L'autenticazione delle copie puo essere fatta da:
- Il pubblico ufficiale dal quale e stato emesso o presso il quale e depositato l'originale
- Il pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento
- Un notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal Sindaco
Copie autentiche (art. 18, c. 2)
Le copie autentiche possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o del documento, e possono essere prodotte in luogo degli originali.
Legalizzazione di firme (artt. 30-33)
| Aspetto | Disciplina |
|---|---|
| Obbligo del funzionario (art. 31) | Sugli atti non soggetti a legalizzazione, il pubblico funzionario deve comunque indicare la qualifica rivestita |
| Atti interni allo Stato | Non e soggetta a legalizzazione la firma apposta da pubblici funzionari su atti da valere nello Stato (salvo eccezioni) |
| Atti da valere all'estero (art. 33) | Le firme su atti formati nello Stato e da valere all'estero sono legalizzate a cura dei competenti organi del Ministero competente o di autorita delegati |
| Atti esteri da valere in Italia (art. 33) | Documenti esteri in lingua straniera: deve essere allegata una traduzione certificata conforme dalla rappresentanza diplomatica/consolare o da un traduttore ufficiale |
Testo degli atti pubblici (art. 28)
Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere correzioni, alterazioni o abbreviazioni.
6. Presentazione di Istanze e Trasmissione di Documenti (Artt. 38-39)
Modalita di presentazione delle istanze (art. 38)
Le istanze e le dichiarazioni da presentare alla PA possono essere inviate:
- Di persona, presso l'ufficio competente
- A mezzo posta o fax
- Per via telematica (PEC, SPID, firma digitale)
Rappresentanza telematica (art. 38, c. 3-bis)
Il potere di rappresentanza per la presentazione di istanze alla PA puo essere conferito ad altro soggetto anche in modalita telematica, con le modalita previste dalla legge.
Trasmissione via fax e mezzo telematico (art. 43, c. 6)
La trasmissione di documenti alla PA tramite fax o altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza soddisfa il requisito della forma scritta e non deve essere seguita dalla trasmissione del documento originale.
Dichiarazioni di chi non sa o non puo firmare (art. 4)
La dichiarazione di chi non sa o non puo firmare deve essere raccolta dal pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identita del dichiarante.
7. Gestione Informatica dei Documenti e Protocollo (Artt. 50-64)
Il DPR 445/2000 disciplina anche la gestione informatica dei documenti e il sistema di protocollo nelle PA.
Segnatura di protocollo informatico (art. 55)
Le informazioni minime previste nella segnatura di protocollo informatico sono:
- Il progressivo di protocollo
- La data di protocollo
- L'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa competente
Sistema di gestione informatica dei documenti
Ogni PA deve istituire un servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, sotto la responsabilita di un dirigente o funzionario con adeguate competenze. Il sistema deve garantire la registrazione di protocollo, la classificazione e l'archiviazione dei documenti.
Annullamento delle registrazioni di protocollo (art. 54)
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo con un provvedimento che indichi:
- I motivi dell'annullamento
- Il numero di protocollo annullato
- Le informazioni originali (che devono comunque restare visibili)
8. Controlli sulle Dichiarazioni Sostitutive (Art. 71)
L'art. 71 del DPR 445/2000 disciplina il regime dei controlli che le PA devono effettuare sulle dichiarazioni sostitutive.
Tipologie di controllo
| Tipo di controllo | Quando si applica |
|---|---|
| Controlli a campione | Sempre, sulle dichiarazioni sostitutive presentate, anche in assenza di dubbi |
| Controlli puntuali | In tutti i casi in cui sussiste un ragionevole dubbio sulla veridicita delle dichiarazioni |
Irregolarita non costituenti falsita (art. 71, c. 3)
Qualora le dichiarazioni sostitutive presentino irregolarita rilevabili d'ufficio, non costituenti falsita, il funzionario competente da notizia all'interessato di tale irregolarita. L'interessato e tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione: non si procede a rigetto ne a sanzione.
Acquisizione diretta tra PA (art. 43)
Le PA sono tenute ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive, nonche tutti i dati e i documenti gia in possesso di altre PA, senza richiedere certificati al cittadino. L'acquisizione avviene d'ufficio, anche per via telematica.
9. Sanzioni e Responsabilita (Artt. 73-76)
Il DPR 445/2000 prevede un regime sanzionatorio articolato per chi rilascia dichiarazioni false e per i dipendenti pubblici che non rispettano le disposizioni del Testo Unico.
Dichiarazioni mendaci e falsita (artt. 75-76)
| Fattispecie | Conseguenza |
|---|---|
| Dichiarazioni non veritiere (art. 75) | Decadenza dai benefici eventualmente conseguiti sulla base della dichiarazione non veritiera |
| Dichiarazioni mendaci (art. 76) | Si applicano le sanzioni penali previste dal codice penale (artt. 483, 495, 496 c.p. — falsita ideologica) |
| Esibizione di atto con dati non piu rispondenti a verita (art. 76, c. 3) | Equivale ad uso di atto falso |
| Dichiarazioni mendaci per nomina a pubblico ufficio (art. 76, c. 4) | Il Giudice puo applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici |
Responsabilita della PA (art. 73)
Esenzione da responsabilita della PA
Le PA e i loro dipendenti sono esenti da responsabilita (disciplinare, patrimoniale e penale) per gli atti emanati quando l'emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi presentati dall'interessato, salvo i casi di dolo o colpa grave.
Violazione dei doveri d'ufficio (art. 74)
Costituisce violazione dei doveri d'ufficio:
- La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorieta rese a norma del DPR 445/2000
- Il rifiuto di accettare l'attestazione di stati o qualita personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento
- La richiesta di certificati o atti di notorieta nei casi in cui la legge consente la dichiarazione sostitutiva
Obbligo per il dipendente
Il dipendente pubblico che rifiuta di accettare un'autocertificazione o richiede certificati quando non dovuto commette una violazione disciplinare. La semplificazione non e facoltativa ma obbligatoria per la PA.
10. Riepilogo e Numeri Chiave
Articoli e Concetti da Ricordare
| Art. 1 | Definizioni: documento amministrativo, documento informatico, certificato, firma digitale |
| Art. 18 | Autenticazione delle copie: pubblico ufficiale, notaio, segretario comunale, funzionario del Sindaco |
| Art. 28 | Testo atti pubblici: no correzioni, alterazioni o abbreviazioni |
| Art. 31 | Obbligo di indicare la qualifica rivestita sugli atti non soggetti a legalizzazione |
| Art. 35 | Tessere di riconoscimento equipollenti alla carta d'identita (con foto e timbro) |
| Art. 36 | Rinnovo carta d'identita: dal 180esimo giorno prima della scadenza |
| Art. 40 | Decertificazione: certificati validi solo tra privati, non nei rapporti con la PA |
| Art. 46 | Dichiarazione sostitutiva di certificazione — elenco tassativo (lett. a-cc) |
| Art. 47 | Dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta — fatti a diretta conoscenza |
| Art. 48 | Validita dichiarazioni sostitutive = stessa validita degli atti sostituiti |
| Art. 55 | Segnatura protocollo: progressivo, data, identificazione amministrazione |
| Art. 71 | Controlli: a campione + puntuali in caso di ragionevole dubbio; irregolarita → avviso all'interessato |
| Art. 73 | PA esente da responsabilita per atti da false dichiarazioni, salvo dolo o colpa grave |
| Art. 74 | Violazione doveri d'ufficio: rifiuto autocertificazione o richiesta certificati non dovuti |
| Art. 75 | Dichiarazioni non veritiere → decadenza dai benefici |
| Art. 76 | Dichiarazioni mendaci → sanzioni penali; atto con dati non piu veri = uso atto falso |